Wanneer we via de draaideur bij AFAS software binnenstappen, zijn we in de war. Voor ons in de lichte, hoge hal zitten mensen aan lange tafels, als in een restaurant. Links van de tafels staan twee barista’s in een prachtige koffiecorner. Geen idee waar we ons moeten melden voor onze afspraak met Myrthe Marquering. Dan zien we Ann@, Bab@, Fr@ en Moham@, de vier digitale receptionistes van AFAS Software. Briljant. De afspraak moet nog beginnen, maar we vinden het nu al leuk.
Omdat we een beetje staan te dralen, komt een van de barista’s, alias gastvrouwen, naar ons toe. Terwijl ze ons helpt met het invoeren van onze gegevens en het aanmaken van pasjes vertelt ze hoe het systeem werkt en waarom AFAS heeft gekozen voor deze digitale ontvangst. Daarna neemt ze ons mee naar de koffiecorner, waar we met een grote cappuccino en een verse muntthee op Myrthe wachten. Een paar minuten later stapt onze afspraak doelbewust op ons af. Inmiddels weten we, via de gastvrouw, dat Ann@ en Moham@ onze foto’s naar Myrthe hebben gestuurd, zodat ze ons gemakkelijk kan herkennen. Alles is hier gericht op het zorgen voor een warm welkom.
Familiebedrijf
“AFAS Software is een familiebedrijf,” vertelt Myrthe, “en dat is bepalend voor wie wij zijn. Naast ‘Familie’ hebben we als kernwaarden ‘Vertrouwen’, ‘Doen’ en ‘Gek’; deze begrippen vormen de leidraad voor ons gedrag.” We zitten meteen op het puntje van onze stoel. Kun je dat concreet maken? “Binnen AFAS gaan we met elkaar om alsof we familie zijn. Een voorbeeld. Mijn moeder heeft onlangs een auto-ongeluk gehad en verschillende mensen uit de organisatie hebben haar kaartjes en bloemen gestuurd. Niet alleen mijn directe collega’s, ook mensen van andere afdelingen, inclusief de directie. En dat is geen uitzondering. Wij leven altijd met elkaar mee, bij goed en slecht nieuws. Hoe het met iedereen gaat, is een dagelijks gespreksonderwerp. Hoewel veel collega’s niet iedere dag op kantoor zijn- veel collega’s hebben een buitenfunctie en zijn veel bij klanten- voelen we ons erg met elkaar verbonden. Daar dragen ons maandelijks Cultuur Café (kantoordag) en ons buddysysteem zeker aan bij.”
Juiste hout
Is deze betrokkenheid niet een beetje veel van het goede, willen wij weten. Ervaren medewerkers het soms niet als inbreuk op hun privacy? Myrthe zou niet weten waarom. “We zijn oprecht geïnteresseerd in elkaar en willen dat het met iedereen goed gaat. Als je dat niet prettig vindt, pas je niet bij onze organisatie. Je moet wel uit het juiste hout gesneden zijn, het AFAS DNA hebben. Daarom zijn werving en selectie voor ons superbelangrijk. We krijgen vaak open sollicitaties en hoewel we wel kijken naar een CV, willen we vooral weten wat de intrinsieke motivatie van sollicitanten is en of ze bij onze cultuur passen. De rest kunnen ze leren. Het liefst nodigen we iedereen uit voor een gesprek, want dan leer je iemand pas echt kennen, maar dat wordt een steeds grotere uitdaging nu we zo hard groeien.”
Auditie doen
De sollicitatieprocedures zijn volgens Myrthe uitgebreid. “Na een kennismakingsgesprek, lopen sollicitanten een ochtend stage. Zo kunnen ze zien wat de baan inhoudt, wie hun collega’s zijn en wat we van mensen verwachten. Naar aanleiding van die stage, schrijven sollicitanten een verslag. Daarna volgt de auditie. In ons kantoor hebben we een theater waar iedere nieuwe medewerker op de planken staat om ons te overtuigen waarom hij of zij bij ons wil werken.”
Podium
Dat klinkt heftig; we krijgen het er een beetje benauwd van. Myrthe lacht: “Die auditie valt mee hoor. Alle aanwezigen moedigen de sollicitant aan en als iemand dichtklapt, nemen we rustig de tijd om iemand weer vertrouwen te geven. Dat dichtklappen gebeurt trouwens zelden. De sollicitant kent alle aanwezigen: hij of zij heeft ze allemaal eerder gezien en gesproken en met de meeste ‘collega’s’ hebben ze zelfs een dag gewerkt. Wanneer iemand op dat podium staat, hoort hij of zij al praktisch bij de familie…”
Eerst doen dan denken
We zijn nu ook wel benieuwd naar de andere waarden. Hoe komen die tot uiting? “Vertrouwen en Doen gaan bij ons hand in hand. Ze zijn essentieel voor het succes van AFAS. Wij doen vaak eerst en gaan dan pas nadenken. In veel bedrijven is dat not done, maar wij hebben ontdekt dat juist deze manier van werken ons veel oplevert. Dingen uitproberen, fouten maken, laten zien dat het anders kan; mensen krijgen hier veel autonomie en verantwoordelijkheid. Dat stimuleren we vanaf de eerste dag. In het ‘welkom bij AFAS-pakket’ zit bijvoorbeeld een setje Monkey-Milestone-kaarten: een set van 12 (+ 1) kaarten waarop verschillende uitdagingen staan. Het is de bedoeling dat iedere nieuwe medewerker, in het eerste jaar, elke maand zo’n uitdaging aangaat en de uitvoering ervan vastlegt. De opdrachten variëren van ‘stout zijn’ en ‘een directlielid tegenspreken’ tot een ‘praatje houden op de VrijMiBo’. Wanneer iemand ze allemaal heeft afgetikt, levert hij of zij de foto’s in bij HR en verdient een leuke prijs.”
Gek
Hoe komt de kernwaarde Gek tot uiting, willen we tot slot weten. “Dat kan ik je beter laten zien.” Myrthe neemt ons mee voor een Disneytour door het bedrijf. We komen langs oude (gehackte) gameconsoles, toiletdeuren die op dixies lijken, een wall of fame en nog veel meer grappige gimmicks. Na dit gesprek en de rondleiding zijn wij overtuigd: AFAS Software is inderdaad een (te) gekke, gelukkige familie.
Tips van AFAS Software voor meer werkgeluk
- Oprechte aandacht leidt tot echte verbinding. Maak het praktisch, bijvoorbeeld met een kaartje;
- Veel mensen met buitenfuncties houd je verbonden door eens per maand een kantoordag te houden, voor kennisuitwisseling en contact ;
- Draai het eens om: eerst doen, dan denken. Autonomie en verantwoordelijkheid geven en het stimuleren van fouten leiden tot (onverwacht) succes;
- Leer van elkaar met een buddysysteem. Creëer buddy’s over afdelingen heen en heb minstens eens per maand een goed gesprek;
- Ben stout, doe gek en maak heel veel lol met elkaar.
